 庫存系統資料建檔步驟
為使系統能順利上線使用，建議您在建立資料檔案時，循序以下步驟。 |
 先準備上線資料 在您尚未開始輸入資料之前，請先確定已將所有的基本資料準備妥當，諸如：產品售價、平均成本、庫存數量、應收、付帳款統計、客戶電話、住址…等，並且已擬好如何替這些資料編碼。。
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| 產品基本資料建檔說明 產品基本資料設定，攸關整個系統是否能正確執行，茲將各欄位之專用名詷釋義如下： |
| 產品編號 即指該產品之電腦編號，每一項產品僅能有唯一料號，絕對不可重覆編碼，有關編碼之原則請參考編號應注意事項 ，產品編號為本系統極重要之一環，也是使用最繁重的項目，請詳加規劃編製。 類別編號該產品之類別，在建立產品資料前，請先建立產品類別檔，產品類別是將所有營業產品區分後予以歸類，以便庫存產品容易區別，可做為銷售及庫存價值之統計分析。 品名規格指實際產品之品名與規格，請儘量以精簡易明之文字敘述。 單位係指產品數量稱謂之最小單位，如"個"，"支"，"公斤"…等。 圖片編號當您欲在此輸入前，請先在圖片檔案內設定圖片內容。 售價售予客戶之參考定價，實際售價可於出貨單作業時牏入。 期初成本本產品進貨時之成本，這裡所說的期初成本係指平均成本，所謂平均成本來自於目前該項產品期初庫存量之平均進貨成本。 第一次設定時，請自行計算後輸入，日後則由電腦自動於進貨單上取得進貨成本，以加權平均法計算後置入本欄內。 現行成本指目前的移動加權平均成本值，本值在第一次新增資料時，將自動與期初成本相同，待日後每次的進貨、進貨退出、出貨、出貨退回…等作業產生時，而自動作加權平均處理更改。 安全存量本項產品所應保持之最低存貨數量，本欄主要為了在出貨時，提醒管理人員存貨數量是否已低於安全庫存。 期初數量本數量為開帳作業前的庫存數量值，此值將一直保持至結轉後才會變化。 現有數量當您第一次新增產品時，本值將自動與期初相等，待日後每次的進貨、進貨退出、出貨、出貨退回…等單據的產生而自動增加或減少數量。 最近進貨日最近一次該產品之進貨日期，日後電腦會自動由進貨單擷取最近的進貨日，並自動更改此欄位內容。 最近出貨日最近一次該產品之出貨日期，日後電腦會自動由出貨單擷取最近的出貨日，並自動更改此欄位內容。 |
| 客戶廠商基本資料設定 在企業體中，銷售產品的對象稱為「客戶」，而購入產品的來源稱為「廠商」。 客戶與廠商基本資料的設定，會影響到應收、應付帳款，出入貨交易狀況…等重要表報，尤其對於其編碼之適用與嚴謹性更須多加考量。 |
| 欄位內容說明 客戶與廠商欄位內容大致相同且容易瞭解，本節僅針對易混淆不易明瞭之欄位進行說明。 預收貨款預收貨款以俗話來說即是所謂的「訂金」，在收款沖帳作業中的累入或取用預收貨款值將會自動更收本欄金額。 期初帳款係指開始啟用出、進貨單據前的期末帳款餘額，本金額登錄後有兩個作業會更改本值。 沖帳作業：在進行沖帳作業時會沖銷到期初帳款金額時。 結轉(交易單據刪除)作業：當結轉作業或交易單據刪除時，其期末值將自動填入本欄。 會計科目係指會計系統上的會計科目，若您並未使用會計系統或您的會計系統內的應收帳款與應收票據未分別設立子科目者，您可以忽略本欄的設定，若您要正確傳輸科目資料，請輸入其科目代號。 注意事項業務員欄位所輸入之業務員編號係記載本公司之員工編號，而非客戶對方之業務員。 客戶編號或廠商編號已使用於進出貨單者，請忽修改或刪除其編號，否則會造成分析統計報表無法抓取其資料。 |